Procedura di gestioni segnalazioni
Data: 28 novembre 2023
Linee guida per l’elaborazione e il trattamento delle Segnalazioni Whistleblowing
1 Scheda del documento
Tipologia documento : Procedura
Anno di prima emissione :2023
Perimetro di applicazione : IG Operation & Maintenance S.p.A.
Redatto da : Consulente esterno
Validato da : Lucia Di Lorenzi
Approvato da : Daniele Cerreti
Documentazione correlata
Modello di Organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs. 231/2001 e
Codice Etico
Fonti normative
Legge n.179/2017
D. Lgs. 24 del 2023 Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la
protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e
recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano
violazioni delle disposizioni normative nazionali
Regolamento Europeo 679/2016 sulla protezione dei dati personali (General
Data Protection Regulation – “GDPR”)
N° revisione
Principali modifiche
Data
Prima emissione – Adeguamento alle previsioni di cui al D.Lgs.
24 del 10 marzo 2023 recante “Attuazione della direttiva (UE)
2019/1937
2023
2 Premessa
Floema S.r.l. svolge la propria attività nel rispetto delle leggi, regolamenti e normative esterne ed interne,
comprese linee guida e standard, sia nazionali sia internazionali.
La Società intende favorire la diffusione di una cultura aziendale improntata alla legalità, caratterizzata da
comportamenti corretti e da un buon sistema di corporate governance definendo quindi adeguati strumenti volti a
prevenire, scoprire e comunicare condotte illecite e/o comunque poste in essere in violazione dei principi etici.
In particolare, la Società ha nel tempo sviluppato protocolli aziendali e presidi di controllo aventi la finalità di
eliminare o minimizzare il rischio di commissione di reati e violazioni nello svolgimento delle attività che risultano
potenzialmente più esposte al manifestarsi di comportamenti non leciti.
In tale contesto, al fine di rafforzare il proprio sistema organizzativo e di buon governo (oltre che al fine di
adempiere agli obblighi normativi specificatamente vigenti in materia), la Società ha definito un processo di
ricezione e gestione di segnalazioni aventi ad oggetto atti e/o fatti, anche solo potenzialmente, contrari alla legge
e alle normative interne aziendali da parte di chiunque, nell’ambito delle attività lavorative svolte presso la Società,
ne abbia conoscenza.
3 Obiettivi e criteri generali
La presente Procedura ha l’obiettivo di regolamentare il processo di gestione di Segnalazioni che vengano poste
all’attenzione di Floema secondo le modalità infra descritte in relazione a fatti o circostanze di fatto utili per
accertare l’eventuale commissione di violazioni.
Le segnalazioni ricevute e qualificabili come “Segnalazioni Whistleblowing” saranno trattate, in termini di
ricezione, analisi e trattamento, in conformità alle prescrizioni normative di cui al D.Lgs. 24 del 10 marzo 2023 (di
seguito, anche il “Decreto”) recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del
Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto
dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle
disposizioni normative nazionali.”.
Saranno, invece, qualificate come “Segnalazioni Ordinarie” tutte quelle che non rientrano nel perimetro delle
Segnalazioni Whistleblowing quanto all’ambito oggettivo o soggettivo, ovvero le segnalazioni inerenti a temi
diversi da quelli specificati al par. 5.2 o pervenute da soggetti diversi da quelli indicati al par. 5.3 della presente
Procedura. Tali segnalazioni non rientrano nel perimetro degli obblighi e tutele di cui al Decreto; tuttavia, saranno
comunque gestite tutelando la riservatezza dell’identità del Segnalante nel rispetto delle disposizioni del Modello
231 e della presente Procedura.
4 Definizioni
Ai fini della presente Procedura, in conformità a quanto previsto dal Decreto, si intendono per:
a) «Violazioni»: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato;
b) «informazioni sulle violazioni»: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che,
sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona Segnalante
intrattiene un rapporto giuridico ai sensi dell’articolo 3, comma 1 del Decreto, nonché gli elementi riguardanti
condotte volte ad occultare tali violazioni;
c) «Segnalazione»: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni inerenti all’ambito oggettivo
della presente Procedura;
d) «segnalazione interna»: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata
tramite il canale di segnalazione interna di cui all’articolo 4 del Decreto;
e) «segnalazione esterna»: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata
tramite il canale di segnalazione esterna attivato dall’ANAC;
f) «divulgazione pubblica» o «divulgare pubblicamente»: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni
tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero
elevato di persone;
g) «persona Segnalante» (o Whistleblower): la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione
pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;
h) «facilitatore»: una persona fisica che assiste una persona Segnalante nel processo di segnalazione, operante
all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
i) «contesto lavorativo»: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito dei rapporti di
cui all’articolo 3, commi 3 o 4 del Decreto, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una
persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di
segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;
l) «persona coinvolta»: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella
divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata
nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;
m) «ritorsione»: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in
ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che
provoca o può provocare alla persona Segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o
indiretta, un danno ingiusto;
n) «seguito»: l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la
sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
o) «riscontro»: comunicazione alla persona Segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si
intende dare alla segnalazione;
5 Principi generali, ambito di applicazione oggettivo e soggettivo
5.1 Principi generali
− Dovere di segnalare violazioni: i destinatari della presente Procedura che, nell’ambito delle funzioni svolte
in ragione del rapporto giuridico che li lega alla Società, vengano a conoscenza di Violazioni hanno il dovere
di segnalarle secondo le modalità descritte nel presente documento.
− Protezione della persona Segnalante: la Procedura assicura la protezione della persona Segnalante in
buona fede contro qualsiasi azione ritorsiva o comportamenti discriminatori in ragione della Segnalazione (ad
esempio, licenziamento, mobbing, demansionamento, trasferimento ingiustificato, molestie sul luogo di lavoro,
altre forme di ritorsioni che determinano condizioni di lavoro insopportabili, ecc.).
− Garanzia per le persone coinvolte: la Procedura prevede che la persona Segnalante possa presentare
Segnalazioni solo se ha fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate
pubblicamente o denunciate siano vere; la protezione della persona Segnalante verrà meno in caso di
diffamazione, calunnia ovvero responsabilità civile nei casi di dolo o colpa grave.
− Tutela dell’identità della persona Segnalante: il Comitato Gestore dei canali di segnalazione interna che
riceve una Segnalazione ovvero altri soggetti che nei limiti della normativa siano coinvolti, a qualsiasi titolo,
nella gestione della stessa, sono tenuti a garantire la massima riservatezza sull’identità della persona
Segnalante.
− Tutela dell’identità della persona coinvolta: il Comitato Gestore dei canali di segnalazione interna assicura
la riservatezza dell’identità della persona coinvolta. La riservatezza è altresì assicurata dalle funzioni
eventualmente incaricate dell’investigazione. È fatto salvo l’obbligo di comunicare il nominativo della persona
coinvolta nel caso di richieste da parte dell’Autorità Giudiziaria.
− Tutela dell’integrità e riservatezza delle Segnalazioni: i canali di segnalazione interna assicurano la
riservatezza delle informazioni e garantiscono che non vi siano dispersioni, trasmissioni o alterazioni delle
informazioni immesse.
− Requisito di autonomia e professionalità nella gestione delle Segnalazioni: i componenti del Comitato
Gestore delle Segnalazioni, specificatamente formati, svolgono le proprie attività assicurando il mantenimento
delle necessarie condizioni di autonomia e con la dovuta diligenza professionale.
5.2 Ambito di applicazione oggettivo
Ai fini della presente Procedura, sono considerate “Segnalazioni Whistleblowing” le Segnalazioni relative a
violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato e che consistono in:
1) condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di
organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6), ovvero violazioni del Codice
Etico;
2) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nell’allegato
al D. Lgs. n. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati
nell’allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al D. Lgs. n. 24/2023, relativi ai
seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del
finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente;
radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza
delle reti e dei sistemi informativi;
3) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul
funzionamento dell’Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
4) atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento
dell’Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti
di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di
imposta sulla Società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità
della normativa applicabile in materia di imposta sulla Società;
5) atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori
di cui ai precedenti numeri 2), 3) e 4);
Sono, invece, considerate “Segnalazioni Ordinarie” tutte le altre segnalazioni, come specificato al par. 3.
La persona Segnalante deve avere fondato motivo di ritenere che la violazione segnalata, ovvero le informazioni
relative alla stessa, siano vere.
Le Segnalazioni non possono consistere in rivendicazioni, contestazioni, richieste di carattere personale della
persona Segnalante relative esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri
rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.
In ogni caso, si ricorda che qualsiasi Segnalazione venga trasmessa tramite i canali di segnalazione di cui alla
presente Procedura, sarà comunque tenuta in considerazione nei limiti della rilevanza e verificabilità della stessa.
5.3 Ambito di applicazione soggettivo
La presente Procedura è indirizzata a tutti coloro che ricoprono funzioni di rappresentanza, amministrazione o
direzione, o che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo delle attività aziendali, a tutti i dipendenti a
prescindere dal relativo inquadramento contrattuale, a coloro che cooperano e collaborano con la Società – a
qualsiasi titolo – nel perseguimento dei loro obiettivi e – più in generale – a chiunque abbia legami con le stesse
anche in ragione di differenti rapporti giuridici (ad es. fornitori, consulenti, collaboratori, partner, candidati, ex
dipendenti ecc.)
A tali soggetti si aggiungono anche:
1. i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
2. gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza,
anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso la Società.
Destinatari della presente Procedura possono essere infine anche i soggetti a cui si possono estendere le misure
di protezione della persona Segnalante e quindi:
a. i facilitatori;
b. le persone del medesimo contesto lavorativo della persona Segnalante, di colui che ha sporto una
denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono
legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
c. i colleghi di lavoro della persona Segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o
contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo
della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
d. gli enti di proprietà della persona Segnalante o della persona che ha sporto denuncia all’autorità
giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano,
nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.
La presente Procedura è, inoltre, oggetto di pubblicazione sul sito Internet https://www.floemasrl.it/ ed è resa,
perciò, disponibile a tutti i potenziali portatori di interessi che vengano a conoscenza delle violazioni sopra
descritte.
6 Canali di segnalazione
I destinatari della presente Procedura possono effettuare segnalazioni interne, esterne, divulgazioni pubbliche e
denunce all’autorità giudiziaria o contabile delle informazioni sulle violazioni.
6.1 Canali di segnalazione interna
In considerazione quindi di quanto sopra indicato, è stato previsto di istituire i seguenti canali di segnalazione
interna che possono essere alternativamente utilizzati:
• piattaforma informatica unica accessibile da qualsiasi browser (anche accedendo da dispositivi mobili)
avente il seguente indirizzo: https://igom.eticainsieme.it/#/ che consente di selezionare la Società a cui
inviare segnalazioni per iscritto. Questo strumento offre, anche mediante crittografia, le più ampie
garanzie di riservatezza delle Segnalazioni e della persona Segnalante;
• un canale orale, mediante telefonata al numero 0691622861 che consente di dialogare con il Dipartimento
Legale della IG O&M per fissare un incontro, in presenza o telefonico, con il Comitato Gestore delle
Segnalazioni nel corso del quale effettuare la Segnalazione. Il contatto telefonico indicato è reperibile
nelle fasce orarie 10.00 – 12.00 e 16.00 – 18.00 dal lunedì al venerdì, giorni festivi esclusi.
È sempre possibile segnalare condotte illecite, non rientranti nelle categorie di cui al par. 5.2, agli indirizzi di posta
elettronica degli Organismo di Vigilanza, come indicati nei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo.
6.2 Canale di segnalazione esterna
L’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) ha attivato un canale di segnalazione esterna che garantisca, anche
tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona Segnalante, della persona
coinvolta e della persona menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della
relativa documentazione.
La stessa riservatezza viene garantita anche quando la Segnalazione viene effettuata attraverso canali diversi da
quelli indicati o perviene a personale diverso da quello addetto al trattamento delle Segnalazioni, al quale viene
in ogni caso trasmessa senza ritardo.
La persona Segnalante può effettuare la segnalazione esterna mediante il canale attivato presso l’ANAC
esclusivamente per le violazioni che riguardano illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti
dell’Unione Europea o nazionali sopra indicati ai par. 5.2, n. 2), 3), 4) e 5).
Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica oppure in forma orale
attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona Segnalante,
mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro sette
giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona Segnalante.
Si precisa, tuttavia, che la persona Segnalante può effettuare una segnalazione esterna solo se, al momento
della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
I. Non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di
segnalazione interna ovvero, questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a
quanto richiesto dal D. Lgs. n. 24/2023;
II. La persona Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
III. La persona Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla
stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di
ritorsione;
IV. La persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo
imminente o palese per il pubblico interesse.
L’ANAC pubblica sul proprio sito Internet, in una sezione dedicata e facilmente accessibile
(https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.), le informazioni necessarie per l’invio della segnalazione (es. le
istruzioni per l’utilizzo del canale). L’ANAC, inoltre, adotta le proprie procedure per la presentazione e la gestione
delle segnalazioni, che aggiorna periodicamente, nonché le relative linee guida, che si invita a consultare sul sito
dell’Autorità nella versione aggiornata e pro tempore vigente.
6.3 Divulgazione pubblica
Per le medesime violazioni per cui è consentito effettuare una segnalazione esterna è altresì possibile effettuare
una divulgazione pubblica. Con tale espressione, si intende rendere di pubblico dominio le informazioni sulle
violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un
numero elevato di persone.
Colui che effettua una divulgazione pubblica, come sopra definita, beneficia della protezione ai sensi del D. Lgs.
n. 24/2023 al ricorrere di una delle seguenti condizioni:
I. la persona Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione interna ed esterna, ovvero ha
effettuato direttamente una Segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dalla presente
Procedura e non è stato dato riscontro nei termini previsti dalla normativa in merito alle misure previste o adottate
per dare seguito alle Segnalazioni;
II. la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo
imminente o palese per il pubblico interesse;
III. la persona Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il
rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto,
come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha
ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stesse.
Attenzione: il canale di segnalazione esterno e la divulgazione pubblica non possono essere attivati in caso di
condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001 o violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione o
del Codice Etico.
7 Gestione delle Segnalazioni Interne
7.1 Comitato Gestore delle Segnalazioni
Il Comitato Gestore dei canali interni di segnalazione (di seguito anche “Gestore”) è individuato nelle figure dei
componenti dell’OdV di Floema S.r.l.
I componenti del Comitato di Gestione delle segnalazioni ricevono formale incarico come soggetti Gestori dei
canali interni che comprende anche la lettera di designazione ad autorizzazione ex artt. 29 Reg. UE 679/2016
(anche “GDPR”) e 2-quaterdecies D. Lgs. n. 196/2003 (anche “Codice Privacy”). La lettera prevede specifiche
istruzioni per il corretto trattamento dei dati personali di cui alla Segnalazione, con riferimento ai quali la Società
è Titolare del trattamento ex art. 4 par. 1 n. 7) GDPR.
Qualora la Segnalazione riguardi uno dei componenti del Comitato, la stessa sarà gestita estromettendo dalle
verifiche il soggetto segnalato.
7.2 Tipologia di Segnalazione
Le Segnalazioni si distinguono, quanto al contenuto, in:
− “Segnalazioni circonstanziate”, la cui narrazione dei fatti è effettuata con un grado sufficiente di dettaglio da
consentire alle competenti funzioni aziendali di identificare elementi utili o decisivi ai fini della verifica della
fondatezza della Segnalazione medesima;
− “Segnalazione generica”: trattasi di quella Segnalazione di contenuto talmente generico da non consentire
alcun accertamento in merito alla stessa.
Con riguardo, invece, all’identità della persona Segnalante, le Segnalazioni si distinguono in:
− “Segnalazioni nominali”, ovvero quelle in cui la persona Segnalante, in fase di inoltro della Segnalazione,
fornisce il proprio nominativo.
− “Segnalazione anonime”, ovvero quelle Segnalazione in cui le generalità della persona Segnalante non sono
note, né individuabili in maniera univoca. Non dichiarando le proprie generalità la Segnalazione sarà presa in
considerazione solo se adeguatamente circostanziata e con tutti gli elementi informativi utili per verificarla
indipendentemente dalla conoscenza dell’identità della persona segnalante.
▪ buona fede, (c.d. “Segnalazioni in buona fede”) quando effettuate dalla persona Segnalante nella ragionevole
convinzione, fondata su specifici elementi di fatto, che la condotta illecita si sia verificata;
▪ mala fede, (c.d. “Segnalazione in mala fede”) nei casi in cui la Segnalazione risulti priva di fondamento e
fatta al mero scopo di arrecare un danno ingiusto nei confronti della persona segnalata.
Infine, le Segnalazioni possono essere distinte in:
7.3 Invio della Segnalazione
La persona Segnalante trasmette la Segnalazione non appena venga a conoscenza dei fatti che intende
denunciare.
Inoltrando la Segnalazione tramite la piattaforma, dopo aver selezionato la Società alla quale la Segnalazione è
destinata1, è prevista la compilazione guidata di un questionario con domande, aperte e chiuse, che
permetteranno al Comitato Gestore delle Segnalazioni di approfondire l’oggetto della stessa, al fine di ridurre a
casi residuali la necessità di contatto diretto tra il Gestore e la persona Segnalante stessa. La piattaforma
consente, altresì, di effettuare l’upload della documentazione che la persona Segnalante ritiene opportuno portare
all’attenzione del Gestore a supporto della propria segnalazione. In ogni caso, la piattaforma consente alla
persona Segnalante di accedere al portale tutelando la riservatezza dei propri dati identificativi.
1 Inoltre, la persona Segnalante, all’interno della piattaforma, potrà scegliere di inviare la segnalazione a tutti i componenti del Comitato
Gestore delle segnalazioni o solo ad alcuni di essi.
La Segnalazione deve essere circostanziata e fondata su elementi di fatto precisi e concordanti e quindi deve
preferibilmente contenere i seguenti elementi:
• le generalità del soggetto che effettua la Segnalazione – salvo che non si tratti di segnalazione anonima
– con indicazione dell’eventuale ruolo all’interno dell’azienda ovvero la società o l’ente presso cui si svolge
la propria attività lavorativa, nonché il consenso – o meno – ad utilizzare, fin da subito o in un momento
successivo, l’identità dello stesso nelle attività di verifica e quindi rivelare l’identità dello stesso a soggetti
diversi dai componenti del Comitato Gestore;
• le generalità del soggetto che ha posto in essere i fatti oggetto di Segnalazione;
• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della Segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati;
• l’indicazione dei beneficiari e dei danneggiati dall’illecito o dalla irregolarità;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire in merito ai fatti oggetto della Segnalazione;
• l’allegazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro in merito alla sussistenza dei fatti segnalati.
In questa prospettiva è opportuno che le Segnalazioni offrano il maggior numero di elementi di fatto che
consentano al Gestore di effettuare le dovute verifiche.
La piattaforma di segnalazione adottata, dotata di misure di sicurezza tecniche adeguate come previsto dall’art.
32 GDPR, residente sul server di un soggetto terzo, prevede una registrazione riservata e l’utilizzo della
crittografia. Il fornitore della piattaforma ha sottoscritto l’accordo sulla protezione dei dati ex art. 28 GDPR con il
quale si impegna al rispetto delle istruzioni fornite dalla Società Titolare del trattamento, anche in caso di sub-
affidamenti.
La piattaforma utilizzata permette l’archiviazione delle segnalazioni e della documentazione allegata in modalità
informatica e crittografata nonché in conformità alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati
personali. I dati e i documenti oggetto della Segnalazione vengono conservati a norma di legge.
Al termine della procedura di segnalazione la piattaforma fornisce alla persona Segnalante un codice a sedici
cifre che permetterà allo stesso di accedere al sistema e alla propria Segnalazione per:
• monitorarne lo stato di avanzamento;
• integrare la propria Segnalazione con ulteriori elementi fattuali o altra documentazione;
• richiedere un contatto diretto o incontro con il Comitato Gestore delle Segnalazioni avviando anche un
eventuale scambio di richieste e informazioni.
La piattaforma consente al Comitato gestore delle Segnalazioni di continuare a dialogare in forma riservata con
la persona Segnalante e di richiedere ulteriori elementi di dettaglio, qualora la Segnalazione risulti non
adeguatamente circostanziata.
Nel caso in cui la persona Segnalante scelga di ricorrere al canale di segnalazione interno in forma orale,
l’interessato dovrà comporre il numero telefonico indicato al paragrafo 6.1 manifestando la propria volontà di
procedere all’inoltro di una segnalazione, cui seguirà la calendarizzazione – in un tempo ragionevole –
dell’incontro, fisico o telefonico, con il Comitato Gestore della Segnalazione.
La segnalazione così effettuata, previo consenso della persona Segnalante, verrà documentata e inserita in
piattaforma a cura del componente del Comitato Gestore che riceve la Segnalazione nel corso dell’incontro.
Contestualmente, verrà fornita alla persona Segnalante un codice a sedici cifre che permetterà allo stesso di
accedere al sistema e alla propria Segnalazione in modo da poter verificare e confermare quanto riportato dal
Gestore. La persona Segnalante che procede alla segnalazione mediante canale orale accetta automaticamente
che la gestione della segnalazione avvenga a norma della presente Procedura.
La persona Segnalante ha facoltà di esplicitare o meno il proprio nominativo e di indicare, o meno, un recapito
alternativo al quale essere contattato, diverso dal numero di telefono da cui chiama.
In particolare, al fine di procedere ad una Segnalazione anonima mediante utilizzo del canale orale interno è
necessario effettuare la telefonata oscurando il numero da cui si chiama (l’oscuramento di un numero telefonico
avviene anteponendo la sequenza #31# al numero da chiamare, se la telefonata viene effettuata da un cellulare,
altrimenti occorre digitare e anteporre la sequenza *67# nel caso in cui si effettui la telefonata da linea fissa).
La mancata Segnalazione della violazione da parte del Personale che sia a conoscenza della condotta illecita,
costituisce una violazione delle disposizioni contenute nel presente documento con l’applicazione da parte delle
competenti funzioni aziendali, in caso di provata malafede, delle conseguenti sanzioni disciplinari.
7.4 Istruttoria e accertamento della Segnalazione
a. Ricezione della segnalazione
Il Comitato Gestore delle Segnalazioni, ricevuta la Segnalazione, rilascia alla persona Segnalante avviso di
ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione utilizzando il medesimo canale della
Segnalazione; nel caso di Segnalazione orale, il ricevimento della Segnalazione coincide con la comunicazione
del codice di sedici cifre necessario per accedere alla piattaforma in cui è inserita la Segnalazione.
Laddove una Segnalazione sia presentata ad un terzo soggetto, con canali o in forme diverse da quelle previste
dalla presente Procedura, questi entro sette giorni dalla ricezione è tenuto all’inoltro della stessa al Comitato
Gestore delle Segnalazioni, notificando l’avvenuta trasmissione alla persona Segnalante. Il Gestore, ricevuta la
Segnalazione, procede all’inserimento della stessa in piattaforma.
b. Istruttoria
Il Comitato Gestore delle Segnalazioni avvia la fase preliminare e classifica la Segnalazione come
“Whistleblowing” o “Ordinaria”.
Il Gestore dà diligente seguito alla Segnalazione, svolgendo l’attività istruttoria di verifica della fondatezza con
pieno accesso a qualsiasi informazione e documentazione necessaria per lo svolgimento del compito.
Ai fini dell’attività di verifica, il Gestore potrà conferire mandato di approfondimento ad uffici interni e/o a soggetti
terzi, avendo cura di:
– conferire mandato formale, definendo il perimetro di azione e precisando le informazioni che intende
ottenere dall’approfondimento richiesto;
– omettere qualsiasi informazione che possa, anche indirettamente, ricondurre all’identità del Segnalante
o al contenuto della Segnalazione;
– omettere qualsiasi informazione relativa alla persona coinvolta, laddove non strettamente necessaria al
corretto svolgimento dell’incarico affidato;
– ribadire al soggetto incaricato l’obbligo di riservatezza dei dati trattati (nel caso di soggetti esterni, detto
obbligo dovrà essere formalizzato).
– mantenere le interlocuzioni con la persona Segnalante e richiedere a questo eventuali integrazioni;
– sentire, se necessario, la persona coinvolta, anche su sua richiesta, oralmente o mediante procedimento
cartolare, attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.
– concludere le verifiche tracciando le motivazioni nei casi di archiviazione della Segnalazione;
Nelle ipotesi in cui per ragioni istruttorie si renda necessario rendere edotti del contenuto della Segnalazione e/o
della documentazione ad essa allegata altri soggetti, il Gestore provvede ad oscurare i dati personali del
Segnalante, nonché degli altri soggetti la cui identità deve essere riservata (quali, il facilitatore, la persona
coinvolta, le altre persone menzionate nella Segnalazione).
Inoltre, nell’ambito dell’istruttoria il Gestore delle Segnalazioni deve:
In ogni caso le generalità della persona Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi
direttamente o indirettamente tale identità, non verranno rivelate dal Gestore delle Segnalazioni senza il consenso
della persona Segnalante al fine di proteggerlo da possibili ritorsioni o discriminazioni.
Inoltre, sempre con riferimento alla riservatezza dell’identità della persona Segnalante si deve tener conto che:
a) Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona Segnalante è coperta dal segreto ex art.
329 c.p.p.
b) Nell’ambito del procedimento dinnanzi alla Corte dei Conti, l’identità della persona Segnalante non può
essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.
c) Nell’ambito del procedimento disciplinare:
1. l’identità non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su
accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa;
2. qualora la contestazione sia fondata in tutto o in parte sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità
della persona Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà
utilizzabile nel procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona
Segnalante alla rivelazione della propria identità.
È, ad ogni modo, dato avviso alla persona Segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della
rivelazione dei dati riservati nelle ipotesi di cui alla lett. c), n. 2, nonché nelle procedure di segnalazione interna
ed esterna quando la rivelazione dell’identità della persona Segnalante è indispensabile ai fini della difesa della
persona coinvolta.
La persona Segnalante ha la facoltà di chiedere aggiornamenti o riscontri sulla propria Segnalazione utilizzando
i canali informativi di cui al precedente paragrafo 6. Il diniego a fornire informazioni deve essere motivato.
Le attività di cui sopra saranno condotte anche nei casi in cui la Segnalazione inviata sia anonima, a condizione
che questa sia sufficientemente circostanziata e precisa da consentire lo svolgimento dell’attività istruttoria da
parte del Comitato Gestore delle Segnalazioni. In caso contrario, la Segnalazione sarà archiviata.
c. Chiusura della segnalazione
Entro il termine di novanta giorni dalla data di avviso del ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro novanta
giorni dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, il Gestore delle
Segnalazioni dovrà fornire un riscontro alla persona Segnalante.
All’esito poi dell’istruttoria, il Comitato Gestore delle Segnalazioni redigerà una relazione da cui risultino:
– i dati della segnalazione (nome del segnalante – se noto – e del/dei segnalato/i, luogo e data di
svolgimento dei fatti, elementi di prova o documentali);
– le verifiche svolte, gli esiti delle stesse e soggetti aziendali o terzi coinvolti nella fase di analisi;
– una valutazione di sintesi del processo di analisi con indicazione delle fattispecie accertate e delle
relative motivazioni.
– archiviazione della Segnalazione per insufficienza di elementi di prova;
– archiviazione della Segnalazione per irrilevanza dei fatti segnalati;
– proposta di avvio di procedimenti disciplinari o sanzionatori – conformemente a quanto previsto dal
sistema disciplinare e sanzionatorio vigente – nei confronti delle persone coinvolte e di cui sia stata
riconosciuta la commissione di una violazione, illecito o irregolarità;
– proposta di avvio di procedimenti disciplinari o sanzionatori – conformemente a quanto previsto dal
sistema disciplinare e sanzionatorio vigente e dalla presente Procedura – nei confronti delle persone
Segnalanti che abbiano effettuato Segnalazioni infondate, basate su circostanze fattuali non vere ed
effettuate con dolo o colpa grave.
Inoltre, il Comitato Gestore delle Segnalazioni valuta l’adozione di uno o più dei seguenti provvedimenti:
In particolare, il Comitato Gestore delle Segnalazioni, nel rispetto della normativa in materia, comunica gli esiti
degli accertamenti svolti sulle Segnalazioni ricevute, laddove necessarie, verso le funzioni competenti. A titolo
esemplificativo i) alla Funzione Risorse Umane, nel caso di iniziative da intraprendere nei confronti dei lavoratori
dipendenti; ii) al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale, nel caso di iniziative da intraprendere nei
confronti di amministratori e di sindaci; inoltre, nel caso si ravvisino elementi di non manifesta infondatezza del
fatto, il Gestore ha facoltà di coinvolgere altri soggetti terzi (ad es. il Responsabile della Funzione in cui si è
verificato il fatto, Funzione Legale, responsabile dell’unità organizzativa che gestisce il rapporto contrattuale)
competenti per la valutazione ed eventuale adozione di ulteriori azioni o provvedimenti conseguenti.
Infine, il Comitato Gestore delle Segnalazioni informa la persona Segnalante in merito al seguito che la
Segnalazione da lui effettuata abbia avuto, di regola con il medesimo canale con cui la stessa era stata inoltrata.
d. Conservazione della documentazione
La Segnalazione e la relativa documentazione (registrazioni, verbali, documentazione raccolta etc.) saranno
conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione della stessa nella piattaforma in cui è stata effettuata
la Segnalazione.
In ogni caso, conformemente a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023, la conservazione sarà eseguita per un
massimo di cinque anni dalla chiusura del processo di gestione. In particolare, la piattaforma prevede l’automatica
cancellazione delle segnalazioni inserite una volta decorso il tempo stabilito.
8 Tutela e protezione della persona segnalante
In tutte le fasi inerenti all’accertamento dei fatti segnalati, la Società assicura la tutela della persona Segnalante
contro qualsiasi azione ritorsiva che potrebbe subire o comportamenti discriminatori adottati in ragione della
Segnalazione effettuata (ad esempio licenziamento, mobbing, demansionamento, ecc.).
La tutela trova applicazione, per espressa previsione normativa, laddove:
• al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione
pubblica, la persona Segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle
violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere;
• la segnalazione o la divulgazione pubblica sia stata effettuata nel rispetto delle modalità descritte nel
paragrafo 6 della presente Procedura.
I motivi che hanno indotto la persona a segnalare o a denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini
della sua protezione. La tutela, oltre che alla persona Segnalante, è estesa al facilitatore, ai colleghi che hanno
uno stabile legame affettivo, ai colleghi che hanno rapporto abituale e corrente con la persona Segnalante, agli
enti di proprietà della persona Segnalante o per i quali lo stesso lavora, nonché agli enti che operano nel
medesimo contesto lavorativo della persona Segnalante.
La tutela delle persone segnalanti si applica anche qualora la segnalazione avvenga nelle seguenti fasi del
rapporto lavorativo:
a) quando il rapporto giuridico (ad es. rapporto di lavoro subordinato, di collaborazione, di consulenza, di
fornitura etc.) non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo
di selezione o in altre fasi precontrattuali;
b) durante il periodo di prova;
c) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state
acquisite nel corso del rapporto stesso.
La protezione è estesa ai casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, segnalazione esterna
o divulgazione pubblica, effettuata in forma anonima, qualora la persona Segnalante venga successivamente
identificata.
La tutela non trova applicazione nei casi in cui è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità
penale della persona Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati
commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso
titolo, nei di casi di dolo o colpa grave. In tali casi, alla persona Segnalante o denunciante è irrogata una sanzione
disciplinare.
Ai sensi dell’art. 17, D. Lgs. n. 24/2023 costituiscono ritorsioni: a) il licenziamento, la sospensione o misure
equivalenti; b) la retrocessione di grado o la mancata promozione; c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del
luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro; d) la sospensione della formazione o
qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; e) le note di merito negative o le referenze negative; f) l’adozione di
misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; g) la coercizione, l’intimidazione, le molestie o
l’ostracismo; h) la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole; i) la mancata conversione di un
contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una
legittima aspettativa a detta conversione; l) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro
a termine; m) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici
o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; n) l’inserimento in elenchi
impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità
per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; o) la conclusione anticipata o
l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; p) l’annullamento di una licenza o di un permesso; q) la
richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Oltre a quelle espressamente indicate nel D. Lgs. n. 24/2023 possono costituire ritorsioni, ad esempio, anche la
pretesa di risultati impossibili da raggiungere nei modi e nei tempi indicati; una valutazione della performance
artatamente negativa; una revoca ingiustificata di incarichi; un ingiustificato mancato conferimento di incarichi con
contestuale attribuzione ad altro soggetto; il reiterato rigetto di richieste (ad es. ferie, congedi); la sospensione
ingiustificata di brevetti, licenze, etc.
L’onere di dimostrare che tali condotte od atti sono motivati da ragioni estranee alla Segnalazione, alla
divulgazione pubblica o alla denuncia è a carico di colui che li ha posti in essere.
In caso di sospette discriminazioni o ritorsioni nei confronti della persona Segnalante, correlabili alla
Segnalazione, o di abusi dello strumento di segnalazione da parte dello stesso, la Società provvederà
all’applicazione di sanzioni disciplinari.
Le comunicazioni di ritorsioni devono essere trasmesse esclusivamente ad ANAC per gli accertamenti che la
legge le attribuisce e per l’eventuale irrogazione della sanzione amministrativa al responsabile. L’ANAC a sua
volta, può avvalersi dell’Ispettorato nazionale del lavoro e dell’Ispettorato della funzione pubblica, ferma restando
l’esclusiva competenza dell’ANAC in ordine alle valutazioni degli elementi acquisiti e delle sanzioni da irrogare.
Laddove, per errore, la Società sia destinataria di una comunicazione di ritorsione, è tenuta a garantire la
riservatezza dell’identità della persona che l’ha inviata e a trasmetterla ad ANAC, dando contestuale notizia di
tale trasmissione al soggetto che ha effettuato la comunicazione.
Le persone che hanno subito ritorsioni hanno diritto ad essere reintegrate nel loro posto di lavoro.
9 Provvedimenti disciplinari e altre iniziative
Un sistema di Whistleblowing efficace deve prevedere determinate sanzioni nei confronti delle persone coinvolte
in caso di accertamento delle violazioni o illeciti loro attribuiti, nonché nei confronti della persona Segnalante, in
caso di abuso dello strumento di Segnalazione, nei confronti del Comitato Gestore delle Segnalazioni nel caso di
mancato rispetto della presente Procedura, oltre che nei confronti di tutti coloro i quali, a vario titolo, dovessero
violare gli obblighi di riservatezza e i divieti di ritorsione posti a tutela della persona Segnalante.
Pertanto, in conformità a quanto previsto dal contratto collettivo nazionale di riferimento, si prevedono sanzioni
nei confronti di coloro che si rendano responsabili degli illeciti di cui all’art. 21, c. 1 D. Lgs. n. 24/2023, attuando i
seguenti comportamenti:
– mancata istituzione canali di segnalazione;
– mancata adozione di procedure per l’effettuazione e la gestione della segnalazione;
– adozione di procedure non conformi al D.Lgs. 24/2023;
– mancato svolgimento delle attività di verifica e di analisi della Segnalazione;
– commissione di ritorsioni;
– ostacolo o tentativo di ostacolo alla Segnalazione;
– violazione obbligo riservatezza;
La Società non tollera alcuna conseguenza pregiudizievole nei confronti della persona Segnalante in ambito
disciplinare e lo tutela in caso di adozione di «misure discriminatorie, dirette o indirette, aventi effetti sulle
condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia».
La predetta tutela, tuttavia, trova un limite nei casi di:
– responsabilità penale accertata della persona Segnalante, anche con sentenza di primo grado, nei «casi
di responsabilità a titolo di calunnia o diffamazione o per lo stesso titolo ai sensi dell’art. 2043 del codice
civile».
– responsabilità civile della persona Segnalante, nei casi di dolo o colpa grave, per i medesimi reati di cui
sopra
Con riferimento agli ultimi due comportamenti indicati, infatti, qualora la persona coinvolta ritenga che la persona
Segnalante abbia presentato la Segnalazione solo con la finalità di calunniarlo o diffamarlo, può presentare
denuncia contro persone a lui non note.
Laddove l’Autorità Giudiziaria riterrà di dover procedere nei confronti della persona Segnalante, potrà richiedere
alla Società di fornire l’identità della persona Segnalante. In questo caso, a seguito dei provvedimenti dell’Autorità,
nei riguardi della persona Segnalante si procederà all’applicazione dei provvedimenti disciplinari ritenuti
opportuni.
Non è, invece, punibile, neanche per responsabilità civile o amministrativa, la persona Segnalante che riveli o
diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o alla
protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione
della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi
per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e
la segnalazione.
10 Trattamento dei dati personali
Nell’ambito del presente processo è tutelato, ai sensi della legge vigente e delle procedure aziendali in materia
di protezione dei dati personali, il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte o citate nelle Segnalazioni.
In occasione dell’inserimento della Segnalazione nella piattaforma informatica per la gestione delle Segnalazioni,
la persona Segnalante riceve l’informativa relativa alle modalità di trattamento dei propri dati personali. In ogni
caso tale informativa è pubblicata anche nella sezione del sito dedicata ai canali di segnalazione.
La Società garantisce che il trattamento dei dati personali avvenga in modo lecito e secondo correttezza e
comunque in base alle specifiche regole previste dalla normativa vigente.
Inoltre, si specifica che la riservatezza del dipendente della Società che effettua una Segnalazione è tutelata ai
sensi di quanto previsto dall’art. 2 undecies rubricato “Limitazione ai diritti dell’interessato” del Decreto legislativo
10 agosto 2018 n. 101 recante “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del
regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione
delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché’ alla libera circolazione di tali dati e
che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)”.